کاربرد تعهد‌نامه عدم افشاء و محرمانگی اطلاعات (NDA) در سازمان ها

سازمان ها با توجه به اینکه در تعامل با مخاطبین خود داده های فراوانی را دریافت و نگهداری می نمایند ، با انبوهی از اطلاعات مواجه هستند. هر چند این اطلاعات دارای ارزش بسیار زیادی برای سازمان است ولی نگهداری این اطلاعات و حفظ و حراست از آن نیز باید با دقت کافی انجام شود. معمولا در سازمانها و ارگانها بخشی از این اطلاعات به عنوان اسرار تجاری محسوب می شوند.

اسرار تجاری یعنی هر نوع اطلاعات ارزشمندی که دارای ارزش مستقل اقتصادی است. یکی از اقداماتی که مالکین اسرار تجاری انجام می دهند، تنظیم قرارداد عدم افشای اطلاعات (Non Disclosure Agreement)  است که منجر به ایجاد یک رابطه حقوقی بین طرفین می شود. با توجه به اینکه واژه اسرار تجاری، دارای مصادیق متعددی بوده و فقط در صورتی که واجد معیارهای خاصی باشد، به عنوان اسرار تجاری تلقی می شود، از اینرو ضرورت تنظیم قرارداد عدم افشا به عنوان بهترین روش  برای حفظ این اسرار قابل توجه بوده و دارای مزیت هایی نسبت به سایر تکنیک های حقوقی است.

نظر به اینکه در سازمان ها غالباً عملیات بر روی این داده ها توسط پیمانکاران برون سازمانی (به ویژه شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین) انجام می شود، لذا به منظور حفظ و حراست از این اطلاعات جاری نمودن تعهد نامه عدم افشاء و محرمانگی اطلاعات در سازمان امری اجتناب ناپذیر است.

تعهدات عمده پیمانکار در این قراردادها

حفظ و حراست از اطلاعات محرمانه و مستندات فنی و غیر فنی که از کارفرما دریافت نموده است در برابر تهدیدات احتمالی زیر:

• عدم افشاء و انتشار اسناد و اطلاعات
• عدم آسیب رساندن به صحت اطلاعات دریافت شده
• حفظ کلیه حقوق معنوی سازمان در خصوص اطلاعات و اسناد کسب شده

منظور از اطلاعات محرمانه در اینجا ، اطلاعاتی است که افشای آنها امنیت سیستم را به خطر می اندازد و یا ممکن است ضرر مالی به سازمان وارد نماید. اطلاعات محرمانه می تواند شامل اطلاعات دارایی ها، برنامه ها، فرآیند انجام کارها، اهداف یک سازمان و یا اطلاعات در مورد نقاط ضعف آن باشد.
افشای اطلاعات به معنای استفاده غیرمجاز و یا در اختیار قرار دادن آن به افراد غیرمجاز است. همچنین باید محافظت لازم در قبال جلوگیری از عدم افشای اطلاعات  انجام شود تا از دسترسی افراد غیرمجاز محفوظ باشد. استفاده غیر مجاز به معنای استفاده در اموری غیر از پروژه مربوطه است.

مهمترین بخش موافقت نامه های محرمانه، تعریف اطلاعات محرمانه است. به طور ایده آل قرارداد باید تا آن جا که ممکن است به طور مشخص،حوزه اطلاعاتی را که بوسیله ی قرارداد پوشانده می شود، بیان کند.

به طور مثال عبارات و اصطلاحات زیر می تواند به طور ویژه برای هر قرارداد عدم افشا تعریف شود.
• اطلاعات
• افشا کردن
• رازداری
• دسترسی عمومی
• کارکنان، پیمان کاران، شرکتهای زیرمجموعه، شرکا
• عبارات و اصطلاحات فنی و غیره

اگر قرارداد متضمن مواد قابل لمس شبیه سخت افزار، نرم افزار، طرح و نقشه، نمودار،نمونه های اولیه و مثال بود، باید برچسب محرمانه بخورد یا به طورمشابه علامت گذاری شود. اگر اطلاعات محرمانه به صورت زبانی یا دیداری افشا شد باید در قرارداد عدم افشا مشخص شود.

بطور کلی به نظر می رسد جای این تعهد‌نامه در تعاملات سازمان ها با پیمانکاران خالی است و وقت آن رسیده که با نگاه سرمایه ای به اطلاعات، مفاهیم جدیدی را در سازمان ها جاری کنیم.

ماخذ:پایگاه اطلاع رسانی سازمان تامین اجتماعی