انواع اسناد مطالعاتی و اطلاعاتی در پروژه‌های ICT

همواره پروژه‌های متعددی بر اساس نیازهای حال و آینده در زمینه‌های مختلف مخابراتی شکل می‌گیرد و شرکت‌ها به تعریف و پیاده‌سازی راه‌کارهای گوناگون جهت بهینه‌سازی عملکرد خود اقدام می‌کنند که متاسفانه هزینه‌های فراوانی را به دلایل مختلف همچون ضعف مدیریتی، کمبود پول، از دست رفتن زمان در راه به ثمر رساندن این قبیل پروژه‌ها متحمل می‌شوند که گاهی مواقع به سرانجام نمی‌رسند و به هدر رفتن سرمایه و زمان منجر می‌شوند.

به گزارش ایستنا، علی سپهری‌راد – با بیان این مطلب اظهار کرد: در هر شرکت یا سازمانی، طبق اصول مدیریت پروژه، برای دستیابی به دیدی روشن و آینده‌نگرانه، لزوم تعریف دقیق از نیازها و برنامه‌های آتی ایجاب می‌کند تا پس از یک فرآیند کارشناسی برای بررسی نیازها به سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف ارائه دهنده سرویس یا محصول، امکان دهیم تا پیشنهاد‌ها را بر اساس نیازهای مورد نظر، تهیه و در اختیار قرار دهند، به نحوی که راهی برای سفارشی‌سازی پیشنهادهای ارائه شده برای یک پروژه میسر شود و از پراکندگی راهکارهای ارائه دهندگان محصول یا سرویس و آگاهی ناصحیح از امکانات و نیازهای شرکت‌ یا سازمان جلوگیری شود.

وی افزود: برای رسیدن به حداکثر موفقیت در خریدها و مناقصات، باید مکانیسم‌ها و محدودیت‌های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و غیره را علاوه بر مقوله مهم نیازسنجی، مورد توجه قرار دهیم. برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سوال‌های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می‌بندد و برای جلوگیری از سوءتفاهم‌ها و برداشت‌های دوگانه و چندگانه از یک موضوع واحد و دستیابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان به تهیه یک اسناد مطالعاتی و اطلاعاتی که شامل RFP,RFT,RFQ,RFI پرداخته خواهد شد، اقدام کند.

سپهری خاطر نشان کرد: RFI که مخفف عبارت Request for Information است در واقع معادل اصطلاح ” تقاضا برای جمع‌آوری اطلاعات” بوده و یک پروسه تجاری استاندارد است که با هدف جمع‌آوری اطلاعات مکتوب در خصوص قابلیت‌های تامین کنندگان مختلف ارائه می‌شود و عموما از یک فرمت مشخص پیروی می‌کند. به نحوی که بتواند برای اهداف تطبیقی به کار گرفته شود.

او با بیان اینکه یک RFI کمک می‌کند تا بتوان برای گام‌های بعدی تصمیم‌گیری کرده و به ندرت خودش مرحله نهایی یک مناقصه است و به صورت ترکیب با RFP یا RFI مطرح می‌شود، اظهار کرد: RFI علاوه بر جمع‌آوری اطلاعات اولیه، می‌تواند تقاضایی باشد از تامین‌کنندگان توانا در آن زمینه جهت ارزیابی تفکرات آن‌ها، استراتژی‌های توسعه‌ای آنها و تشکیل یک بانک اطلاعات داده‌ای جهت آماده‌سازی یک RFP یا RFT و یا RFQ.

وی تصریح کرد: این امر برای یک تامین کننده یا پیمانکار دست دوم معمول و پذیرفته شده است که شرایط خود را در رابطه با حذف یا تغییر برنامه برای یک محصول با این RFI منطبق کند و بتواند ابهامات خود را در این زمینه مرتفع سازد. معمولا پروسه RFI در صنعت ساخت استفاده می‌شود، جایی که نیاز به تفسیر جزییات طرح، مشخصات یا نکات مرتبط احساس می‌شود و می‌تواند به عنوان پایه و نهاد مشخصات فنی تجهیزات نیز قرار بگیرد، به نحوی که بتوان از آن‌ها به عنوان چارچوب اطلاعات استفاده کرد و سپس با کارشناسی آن و عاری از هرگونه جهت‌دهی شرکتی، در خرید تجهیزات بر اساس RFP از آنها استفاده کرد.

مدیر استانداردهای شرکت مخابرات ایران گفت: RFQ که مخفف عبارت Request for Quotation است و در واقع معادل اصطلاح ” تقاضا برای اعلام قیمت”، شامل فرایند تجاری استانداردی می‌شود که در آن از تامین‌کنندگان برای پیشنهاد روی محصولات و سرویس‌های خاص در مناقصه دعوت به عمل می‌آید.

به گفته او شرکت کننده‌ها باید در تاریخ و زمان مشخصی به مناقصه بازگردند و ممکن است مذاکراتی جهت روشن‌تر شدن قابلیت‌های فنی یا خطاهای متنی در پروپوزال بین طرفین انجام شود. RFQ‌ها برای محصولات و سرویس‌هایی که استاندارد شده و قابل قیاس‌اند مناسب هستند، اما لزوما ارائه کلیه پیشنهادها به معنای اتمام مناقصه نیست، در عمل بسیاری از تجارت‌ها به جای استفاده از RFP از RFQ استفاده می‌کنند.

او گفت: یک RFQ اجازه می‌دهد تا پیمانکاران متعدد از میان بهترین انتخاب‌ها یک پیشنهاد قیمت را ارائه دهند. همچنین با توجه به اینکه تامین‌کنندگان مطمئن خواهند شد که آنها تنها شرکت‌کنندگان در مناقصه نیستند، یک شرایط رقابتی با سطح بالاتر در مناقصه ایجاد خواهد شد. RFQ‌ها عموما در محیط‌های تجاری مطرح هستند، اما می‌توانند برای بازار داخلی نیز اعمال شوند.

وی اظهار کرد: RFT نیز مخفف عبارت Request for Tender در واقع معادل اصطلاح ” پیشنهاد مناقصه” و یک دعوت ساخت یافته و با قاعده از تامین‌کنندگان جهت تامین محصولات و یا سرویس‌ها است. اکثرا RFTها به دلیل پیچیدگی پروسه پیشنهاد مناقصات،‌ توسط وکلای بخش دولتی و در سطوح محلی، ایالتی و فدرال منتشر می‌شوند.

به گفته او شرکت‌های موجود در بخش‌های زیرساخت و پشتیبانی نیز ممکن است به طور متناوب RFT را منتشر کنند. RFP ها در واقع مشابه RFT ها هستند که در بخش‌های خصوصی و با دشواری‌های کمتری ارائه می‌شوند.

سپهری ادامه داد: یک RFT معمولا یک درخواست باز است از تامین کنندگانی که دارای پتانسیل پاسخ به نیاز تعریف شده هستند و اطلاعاتی را که قبلا از طریق RFI جمع‌آوری شده است را درخواست می‌کند و نه تنها نیازمندی‌های سرویس یا محصول بلکه اطلاعات مربوط به مناسب بودن تجارت را شامل می‌شود.

او همچنین گفت: RFP که مخفف عبارت Request for Proposal است در واقع معادل ” درخواست طرح پیشنهادی” است و ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط شرکت یا سازمان تهیه می‌شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه می‌شود تا سازمان پیشنهاد‌ها و راه حل‌های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیش‌تری به بررسی آن بپردازد. پس از پایان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشی از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گیرد.

وی افزود: در واقع پروسه مناقصه یکی از بهترین روش‌ها برای ارزیابی توانایی معامله یک شرکت و سنجش قدرت خرید توسط تامین کنندگان است. RFP یک ساختار برای نوع تصمیم‌گیری در خرید ارائه می‌دهد و اجازه می‌دهد تا ریسک‌ها و مزایا به صورت صادقانه و مشخص اعمال گردد. زمانی که RFP نوشته می‌شود، ابتکارات و نوآوری‌هایی که تامین‌کنندگان برای ساخت پروپوزال‌های خود به کار می‌برند، به عنوان معیار ارزیابی آن‌ها قرار گرفته و در پروسه تصمیم‌گیری تاثیرگذار خواهد بود.

او یادآور شد: RFP‌های موثر عموما استراتژی‌ها و اهداف تجاری کوتاه مدت یا بلندمدت را منعکس می‌کنند و بر اساس جزییات موجود در آن توان تامین‌کنندگان در برآورده ساختن آن نیاز آشکار می‌شود. از جمله مزایای تهیه یک RFP می‌توان به شناخت نیازهای واقعی سازمان برای انجام پروژه، و روی آوردن به جمع‌آوری اطلاعات دقیق بر اساس مشکلات واقعی و نیازهای کاربران به نحوی که بتوان به تخمین درستی از هزینه و زمان مورد نیاز برای آن پروژه رسید اشاره کرد.

مدیر استانداردهای شرکت مخابرات ایران خاطر نشان کرد: یک RFP کامل‌تر از سایر مستندات است و مواردی بیش از ” تقاضا برای ارائه قیمت ” را شامل می‌شود. مواردی نظیر تاریخچه و اطلاعات تاریخی شرکت پایه، اطلاعات مالی، قابلیت‌های فنی، اطلاعات محصولات و غیره را که مناسب بودن شرکت را تعیین می‌کنند در RFP بیان می‌شوند.

او گفت: در نهایت می‌توان نتیجه گرفت که RFP‌ها به شرکت‌های پیمانکار کمک می‌کند که چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و لذا آن‌ها را از روش بررسی طرح‌ها آگاه می‌سازند.

او با بیان این که به طور کلی هیچ استاندارد مشخصی برای تهیه RFP‌ها وجود ندارد اما شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی معمولا چارچوب‌هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح‌های پیشنهادی اعمال می‌کنند، افزود: مواردی که حتما باید در یک RFP گردآوری شود می‌تواند شامل اطلاعات مربوط به خلاصه مدیریتی و نیز موارد الزام‌آور اجرای پروژه سپس تشریح کامل پروژه و مواردی نظیر برنامه زمانی و بودجه در نظر گرفته شده و نتایج مورد درخواست و در فاز پایانی پروژه است.

به گفته این کارشناس کار تهیه RFP از نظر اجرایی شامل مراحل مختلفی است که باید با برنامه‌ریزی و دقت زیادی انجام شود. شناخت نیازهای پروژه مورد نظر و امکاناتی که در اختیار مناقصه‌گذار از نظر توان مالی و سازمانی قرار دارد، تهیه و تنظیم پیش‌نویس RFP، ارسال این پیش‌نویس برای اشخاص و شرکت‌های واجد شرایط اجرای پروژه بر اساس استانداردهای مورد تایید به نحوی که جمعی نظرات گردآوری شود، سپس برپایی جلسات پرسش و پاسخ و نهایتا دریافت پیشنهادها از شرکت‌های مختلف و بررسی مجدد آن‌ها به نحوی جهت‌دهی خاصی از یک شرکت خاص درآن مشاهده نشود، منجر خواهد شد که یک RFP حالت اجرایی به خود گرفته و قابل استناد شود.

وی خاطر نشان کرد: شاید مهمترین بخش یک RFP بخش فنی آن باشد که در این بخش تمامی جزئیات مورد نظر به طور کامل تعریف و تشریح می‌شود و شرکت‌های پیشنهاد دهنده با مطالعه این بخش اطلاعات کاملی در مورد هر یک از بخش‌های تکنیکی و نیازهایی که باید در سیستم‌های جدید پوشش دهند به دست می‌آورند و قدرت RFP‌های مختلف را از این بخش بتوان دریافت.

او گفت: زیربنای اصلی این بخش بر اساس مشخصات فنی و دستورالعمل‌های اجرایی نصب و غیره چه به صورت درون سازمانی یا بین‌المللی و مورد تایید سازمان است. نیازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه یا سیستم مورد نیاز و نیز سوابق پروژه‌های مشابه در سازمان و کلیه درخواست‌ها و پیشنهادها و ضوابط فنی و علمی مورد نیاز در این بخش علاوه بر وضع موجود سازمان در محدوده این پروژه و اطلاعات محیط فنی جهت آشنایی پیشنهاد دهنده در شناخت صحیح پروژه ذکر می‌شوند.

وی تصریح کرد: مشخصات فنی و کارکردی برای زیرساخت‌ها، اتصالات و برنامه‌های کاربردی و روش‌های کار تعیین شوند. در RFP باید گسترده خدمات پیشنهادی را با جزئیات کامل برای خدمات دهنده تشریح کرد. به عنوان مثال چگونگی دسترسی و نیازهای ارتباطی سرویس یا محصول مورد نظر، استانداردهای فنی مورد استفاده فروشنده برای پروژه چگونگی ارتقاء و گسترش پروژه در آینده چگونگی تامین امنیت و زیرساخت‌های امنیتی و غیره از جمله این موارد است.

مدیر استانداردهای شرکت مخابرات ایران در پایان اظهار کرد: تمام موارد ذکر شده در راستای دست‌یابی به بهره‌بری حداکثر از امکانات و منابع و رسیدن به بهترین محصول یا فن‌آوری است که اگر به طور قانونمند و با رعایت ضوابط اعمال شود، به بهبود عملکرد شرکت‌ها یا سازمان‌ها کمک شایانی خواهد کرد.