دفاتر خدمات الکترونیک قضایی چگونه کار می کنند؟

از قدیم گفته‌اند «خدا گذر کسی را به کلانتری و دادگاه نیندازد» شاید یکی از دلایل این موضوع دشواری‌هایی بوده که در انجام مراحل مختلف طرح دعوا و شکایت‌ها بر سر راه افراد قرار می‌گرفت و گاه به حدی این امر طاقت فرسا می‌شد که خیلی‌ها حتی عطای شکایت را به لقایش می‌بخشیدند و از ادامه راه منصرف می‌شدند، اما حدود 5 سالی می‌شود که دستگاه قضایی برای آسان کردن راه مردم در امر شکایت و طرح دادخواست‌های قضایی اقدام به راه‌اندازی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی کرده است تا هم از حجم مراجعه مردم به دادگستری بکاهد و هم مشکل اطاله دادرسی را تا حدودی حل و فصل کند.

هر چند در آغاز کار به دلیل نبود اطلاع‌رسانی کافی و ناآشنایی مردم با وظایف این دفاتر تا حدودی دچار سردرگمی شده و حتی می‌توان گفت مشکلات شان بیشتر شده بود اما امروزه این دفاتر نیز مانند سایر دفاتر ارائه‌کننده خدمات الکترونیک شناخته‌تر شده و مردم نیز ارتباط بهتری با آنها برقرار کرده‌اند.

با گسترش خدمات این دفاتر حالا دیگر از طرح شکایت علیه همسایه گرفته تا طلاق و مهریه و صدور چک بلا محل و کلاهبرداری و ثبت شکایت‌های حقوقی و مالی و اثبات نسب و انحصار وراثت و امور خانوادگی و تجاری و اسناد و املاک و…. همه در این دفاتر ثبت و پیگیری می‌شود؛اموری که شاید انجام آنها در دادگستری به دلیل نا آشنایی مراجعان عادی با راهکارهای حقوقی جز سردرگمی و صرف وقت زیاد حاصلی نداشت امروزه فقط با صرف چند ساعت یا چند دقیقه وقت در محیطی آرام‌تر و کم ازدحام و با راهنمایی متخصصان امر راحت‌تر انجام می‌شود.

البته هر چند هدف از راه‌اندازی چنین دفاتری رعایت حقوق شهروندی و کاهش ازدحام از دادگستری هاست اما واقعیت این است که هنوز این دفاتر تا رسیدن به جایگاه مطلوب فاصله زیادی دارد و دارای نواقصی است.

سیامک رفعتی –مدیر کل دفاتر خدمات الکترونیک قضایی – دراین باره به «ایران» می‌گوید: ما برای راه‌اندازی این دفاتر، از سال 91 نخست تهران را به‌عنوان نمونه آزمایشی برای محک زدن زیر ساخت‌های فناوری اطلاعاتی خود انتخاب کردیم.

ما جلسات متعددی با بخش‌های مختلف دستگاه قضایی برگزار کردیم تا ببینیم این تغییرات چگونه باید انجام شود.

سپس از سال 92 اصل طرح شروع شد و در 15 مرحله 207 خواسته را در دفاتر خدمات قضایی راه‌اندازی کردیم.معاون مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه در ادامه می‌گوید:برای این کار توسعه فنی، توسعه محتوایی و توسعه جغرافیایی را با هم انجام دادیم.

به‌عنوان مثال در شهر تهران در هر منطقه دفاتر را باید بر اساس جمعیت فردی و کیفری متناسب با آن توسعه می‌دادیم.

در هر منطقه نخست ظرفیت سنجی کردیم و سپس دفاتر تهران راه‌اندازی شد. بعد به سراغ مراکز استان‌ها رفتیم. در مراکز استان‌ها زیرساخت‌ها آماده بود و نرم افزار آماری هم داشتیم.

بنابراین در سال 93 بیشتر روی رفع اشکال نرم افزارها کار کردیم و راه‌اندازی و توسعه دفاتر مراکز استان‌ها و در سال‌های بعد به سراغ شهرستان‌های دیگر رفتیم.

رفعتی درباره چگونگی معرفی کار و شناساندن این دفاتر به مردم می‌گوید: دفاتر الکترونیک قضایی با تبلیغات رسانه‌ای همراه بود، ما از مردم خواستیم که هر کسی با دستگاه قضایی کار دارد نخست به سایت «عدل ایران» مراجعه کند و آخرین اتفاقات را ببیند و بعد به دفاتر مراجعه کند.

امروز دیگر همه می‌دانند اگر دادخواستی دارند باید به دفاتر خدمات قضایی مراجعه کنند. این فرهنگ بین مردم جا افتاده است اما حتی اگر هم کسی نداند وقتی به مجتمع قضایی مراجعه کند آنجا به او راهنمایی می‌کنند.

وی یکی از مزیت‌های این طرح را در این می‌داند که چون به بخش خصوصی واگذار شده پس هزینه‌ای برای دادگستری ندارد و می‌افزاید: اصلاً یکی از شروط این بود که هیچ هزینه‌ای برای دادگستری نداشته باشد و نقش ما فقط تأیید استانداردهاست.

به‌عنوان مثال ما می‌گوییم محل دفتر نباید از 70 متر برای دو کانتر کمتر باشد، نیروها باید دوره‌های لازم را گذرانده باشند و شروط موجود در قانون را رعایت کنند.

مدیر کل دفاتر خدمات الکترونیک قضایی می‌گوید: سیستم به گونه‌ای طراحی شده که وقتی فرد به دفتر مراجعه می‌کند ضمن احترام به حقوق شهروندی و راهنمایی لازم، مدارک مورد نیاز را از او دریافت می‌کنند و پرونده‌ای در سیستم تشکیل می‌دهند. کارمند دفتر با ثبت دادخواست متقاضی و ارسال آن به مجتمع قضایی مربوطه در واقع کار را انجام می‌دهد.

در مجتمع قضایی نیز معاون ارجاع آن را به شعبه ارسال کرده سپس از شعبه برای فرد پیامک ارسال خواهد شد که در فلان تاریخ به این شعبه مجتمع مراجعه کنید. زمان این روند در کل بین یک تا 10 روز طول می‌کشد که البته تأخیر آن ممکن است به اشکال در سیستم مخابرات مربوط شود.

با این حال چنانچه بعد از دو سه روز پیامکی برای فرد ارسال نشد خودش باید با مراجعه به سایت یا دفترخدماتی الکترونیک قضایی موضوع را پیگیری کند.وی همچنین با بیان اینکه فرهنگ‌سازی و آموزش مسائل حقوقی چندان راحت نیست، می‌افزاید: وکلا و مشاوران حقوقی در جامعه برای همین کار حضور دارند.

هر چند کار ما مشاوره دادن نیست اما با این حال سایت و سامانه‌ای راه‌اندازی کرده‌ایم تا اطلاعات لازم را به مردم بدهیم و شماره پیامک 50009699 نیز برای راهنمایی مردم و پاسخ به سؤال‌های حقوقی شان وجود دارد.

اما واقعیت این است بسیاری از کسانی که برای نخستین بار می‌خواهند یک کار قضایی را پیگیری کنند هنوز هم ممکن است ندانند که برای ارائه دادخواست خود باید اول به این دفاتر مراجعه کنند یا اینکه چه خدماتی در این دفاتر انجام می‌شود و این نیازمند اطلاع‌رسانی بیشتر برای ارائه بهتر کار است. در کنار این افراد حتی وکلا نیز که بیش از هر کس دیگر سروکارشان با این دفاتر است هنوز هم با مشکلاتی در این سیستم رو به رو هستند.

بهرام طاهری – وکیل دادگستری – در این باره به «ایران» می‌گوید: مطابق ماده 5 دستورالعمل ضوابط و شرایط تأسیس، فعالیت و انحلال دفتر خدمات الکترونیک قضایی، کسی که می‌خواهد به‌عنوان مدیر دفتر خدمات الکترونیک قضایی فعالیت کند باید شرایطی داشته باشد که عبارتند از: دارا بودن مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مرتبط با حقوق، فقه و علوم‌ قضایی از دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی یا مدرک سطح دو یا بالاتر از حوزه‌های علمیه، داشتن حداقل 25 سال سن، دارا بودن پنج سال سابقه کار مرتبط، دارا بودن اطلاعات پایه و مهارت کار با رایانه مورد تأیید اداره کل برای این شغل.

همچنین بر اساس قسمت صدر تبصره 2 از ماده 655 قانون آیین دادرسی جرایم نیروهای مسلح و دادرسی الکترونیکی مصوب سال 92، قوه قضائیه می‌تواند برای طرح و پیگیری امور قضایی مراجعان، موضوع این قانون در فضای مجازی نسبت به ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و جهت هماهنگی فعالیت دفاتر، نسبت به ایجاد کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، با استفاده از ظرفیت بخش خصوصی اقدام نماید.

دفاتر خدمات الکترونیک قضایی می‌توانند از بین دفاتر اسناد رسمی و غیر آن انتخاب یا تأسیس شوند.

این وکیل دادگستری در ادامه می‌افزاید: در کنار محاسنی که تأسیس این گونه دفاتر دارد اما باید نقایص موجود در زمینه بستر‌سازی برای دسترسی هرچه سریع تر و بهتر مردم به دفاتر و پایانه الکترونیک را از میان برداشت.

از جمله این نقایص می‌توان به چند مورد اشاره کرد: لزوم دسترسی و ضریب نفوذ بالا به خدمات اینترنتی مطلوب و مستمر و ارزان در تمام نقاط کشورکه متأسفانه در حال حاضر با اشکال رو به روست.

همچنین نبود امکان دسترسی آسان برای همه مردم به رایانه و سیستم چاپگر که باعث می‌شود افراد برای انجام امور الکترونیک به دفاتر خدمات فنی در سطح شهر مراجعه کنند.

از سوی دیگر امکان دسترسی به سرویس خدمات قضایی مطلوب در تمام ساعات شبانه روز وجود ندارد چرا که گاهی شبکه خدمات الکترونیک در ساعاتی از روز یا در تعطیلات قطع یا شبکه خارج از سرویس است.

طاهری یکی دیگر از اشکالات این سیستم را اجتناب از ارائه اطلاعات و جزئیات پرونده فرد در هرمرحله از دادرسی دانسته و می‌گوید: اغلب مشاهده می‌شود که از بیان گزارش ها در روند پرونده خودداری می‌شود و علت تجدید جلسه یا ماهیت تصمیم دادگاه و…درج نمی‌شود.

گاهی نیز می‌بینیم که اطلاعات مندرج در سیستم به روز نیست و در صفحه شروع این عبارت درج شده  که ممکن است برخی از اطلاعات 10 روز قبل در سیستم درج نشده باشد.

همچنین دسترسی آسان مردم به خدمات این سیستم میسر نیست به عبارت دیگر رمزنگاری‌های مختلف داده‌ها، امکان دسترسی مردم را بسیار محدود یا در مواردی غیر ممکن می‌کند.

وی یکی از مواردی را که باعث نارضایتی مردم در این دفاتر شده است تحمیل هزینه‌های مازاد بر دادرسی می‌داند و می‌گوید: در حال حاضر هزینه خدمات دفاتر از هزینه دادرسی شکوائیه‌ها بیشتر است.

از سوی دیگر باید تعداد این دفاتر در برخی مناطق بیشتر شود تا از تراکم مراجعه‌کنندگان و هدر رفتن وقت و انرژی افراد جلوگیری شود. به نظر من اگر ارائه این خدمات را از دفاتر اسناد رسمی جدا کنند و فقط در دفاتر مخصوص خدمات قضایی ارائه خدمت شود بسیار مناسب‌تر است.

این وکیل دادگستری می‌افزاید: در دعاویی که وکلای دادگستری به‌عنوان اهل فن و متخصص طرح دعاوی و شکایات انجام می‌دهند گاهی مشاهده می‌شود که برخی عناوین دعوای مورد نظر آنان در سیستم و سامانه ثبت دعاوی و شکوائیه وجود ندارد و مجبورند در قالب دیگری دعوای خود را مطرح کنند که رفع این مهم نیز می‌تواند به هرچه کارآمد شدن فعالیت دفاتر خدمات کمک کند.

ادامه حیات مثمر این گونه دفاتر نیازمند نظارت و بازرسی‌های بیشتر و مستمر دوره‌ای و موردی از سوی کانون خدمات دفاتر قضایی از دفاتر موصوف (موضوع بند 2 از ماده 15 دستورالعمل ضوابط و شرایط تأسیس فعالیت و انحلال دفاتر خدمات الکترونیک قضایی)است.

امکان انجام تمامی خدمات قضایی از ابتدا تا انتها توسط وکلای دادگستری از محل دفاترشان بسیار مطلوب است اما اکنون پس از انجام این عملیات توسط وکلا، نیازمند مراجعه دوباره به دفاتر خدمات قضایی است که ضمن تأیید مجدد اقدامات، پرداخت بخشی از هزینه خدمات قضایی را نیز به دنبال دارد.